Datas de validade de notas fiscais eletrônicas

Alguns estados do Brasil estabelecem um período em que documentos fiscais são válidos para o transporte das mercadorias neles citadas desde o emissor desses documentos e/ou o despachante das mercadorias até o destino.

A existência de uma regra específica pode variar de acordo com o estado de emissão do documento fiscal ou do estado de origem da circulação das mercadorias. Se a operação for inspecionada durante o trânsito, e o documento emitido estiver fora do período de validade estabelecido na legislação, a empresa emissora do documento fiscal poderá ser avaliada e a carga apreendida até o pagamento da multa junto ao órgão fiscalizador.

Por esse motivo, é importante que os emissores de documentos fiscais cumpram os prazos regulamentares e, em caso de dúvida, consultem sua equipe interna, advogados ou contadores externos para esclarecimentos sobre o cumprimento das regras tributárias.

São Paulo e Paraná

Não há regras estaduais quanto a data de validade para esses estados.

Rio de Janeiro

Qual é a regra de período de validade para documentos fiscais no Estado do Río de Janeiro?

No Estado do Rio de Janeiro, o documento fiscal que cobre o transporte de mercadorias tem um período de validade de sete dias consecutivos a contar da data de saída das mercadorias ou, na ausência de tais informações, da data de emissão do documento fiscal (nesse caso, a data de início é excluída, e a data de vencimento é incluída). Quando o transporte for realizado por uma transportadora, o período de validade será considerado de duas maneiras:

• A contar da data mostrada no CT-e ou no Manifesto de carga, conforme o caso, em relação ao trajeto entre o estabelecimento da transportadora e o do destinatário.
• A contar da data contida no novo Manifesto de carga emitido, no caso de mercadorias provenientes de diferentes estabelecimentos da transportadora, remarcado para entrega aos destinatários.

Quais são os riscos associados à coleta e ao trânsito de um produto com um documento fiscal fora da data de validade?

Os requisitos fiscais e as multas aplicáveis podem variar de acordo com o caso e o tipo de constatação feita pela autoridade competente. Em geral, o trânsito de mercadorias com um documento fiscal fora da data de validade é considerado "Transporte de mercadorias cobertas por documentos fiscais não qualificados". Nesses casos, as autoridades fiscais podem aplicar uma multa pelo uso de um documento fiscal indevido, recolher o imposto correspondente, exigir a emissão de um novo documento fiscal capaz de auxiliar no transporte das mercadorias e reter os produtos até que os procedimentos exigidos sejam realizados. Os procedimentos acima podem ser exigidos por parte do vendedor ou da transportadora, conforme for o caso.

O que um vendedor deve garantir fazer para que a nota fiscal eletrônica emitida esteja em conformidade com o período de validade?

Conforme descrito na página de ajuda aplicável, os vendedores que usam o serviço Coletas FBA – Logística da Amazon para enviar seus produtos a um centro de distribuição da Amazon devem considerar que a coleta ocorrerá em até quatro dias úteis após a emissão da nota fiscal eletrônica e que o documento será válido por sete dias corridos após a emissão. Além disso, vendedores devem considerar fins de semana e feriados em seus cálculos antes de emitir a nota fiscal e agendar coletas.

O que um vendedor deverá fazer se a transportadora não coletar o inventário devido à emissão da nota fiscal eletrônica há mais de sete dias?

Quando uma transportadora não coleta um envio devido a uma nota fiscal eletrônica de mais de sete dias, vendedores precisam criar um novo envio remessa e agendar uma nova coleta. Recomendamos que os vendedores consultem suas equipes internas, advogados ou contadores externos para esclarecimentos sobre a conformidade com as normas fiscais e a tomada de decisão sobre a nota fiscal já emitida e desatualizada.

O que deverá ser feito se um vendedor verificar que o período de validade da nota fiscal eletrônica já expirou antes da coleta?

A recomendação é que os prazos e procedimentos descritos acima sejam rigorosamente seguidos a fim de mitigar os riscos de questionamento por parte das autoridades e as possíveis multas.

Como deve ser o processo de comunicação e ação das partes caso os produtos sejam barrados ou questionados pelas autoridades fiscais devido a um documento fiscal fora da data de validade? O que vendedores e transportadoras devem fazer nesses casos?

Se os produtos forem barrados ou questionados pelas autoridades fiscais devido a um documento fiscal fora da data de validade, a transportadora contratada deverá imediatamente entrar em contato com a Amazon e compartilhar informações sobre quaisquer produtos afetados.

A transportadora não decidirá os procedimentos a serem adotados proativamente ou sem a prévia coordenação com a parte contratante.

Caso a Amazon seja responsável pela contratação da transportadora, a Amazon deverá notificar o vendedor sobre o que aconteceu e enviar a ele todas as notificações compartilhadas pela transportadora.

A Amazon deve salientar que é responsabilidade do vendedor entrar em contato com a autoridade competente, garantir o acesso total às informações e obter qualquer outro esclarecimento. A Amazon enfatiza a confidencialidade das informações compartilhadas sobre o assunto, segundo os termos dos acordos de confidencialidade. Solicitamos que o vendedor notifique à Amazon sobre a resolução de ações pendentes para possíveis medidas por parte da Amazon e da transportadora.

As exigências das autoridades fiscais e, consequentemente, os procedimentos a serem adotados podem variar conforme o caso e o tipo de constatação feita pela autoridade competente.

As informações neste documento não representam orientações fiscais, jurídicas ou profissionais da Amazon. Vendedores e transportadoras devem sempre consultar sua equipe interna, especialistas ou contadores externos para esclarecimento das regras e da conformidade fiscal para fins de tomada de decisão.